Praca zdalna stała się już rzeczywistością. Kontakt z kolegami z pracy, przełożonymi często odbywa się za pomocą środków komunikacji i coraz częściej zmuszeni jesteśmy do używania programów umożliwiających wideokonferencje takich jak Zoom, Slack czy Microsoft Teams.
Wideokonferencje to również narzędzie dla szkolących, pomimo że w większości służą kontaktom biznesowym, rzadziej używamy ich do połączenia się z przyjaciółmi, już częściej do nauki. Bez względu na to dlaczego zdecydowaliśmy się skorzystać z programów do wideokonferencji pamiętajmy o bezpieczeństwie podczas ich trwania, które jest absolutnie niezbędne, aby w tej technologii czuć się w sposób maksymalnie bezpieczny.
Technologie będą nas wspierać w pracy i są interesującym narzędziem oraz alternatywą, gdyż pomagają dodatkowo uniknąć otaczających nas problemów, pozwalając na bezpieczną pracę i związaną z tym komunikację.
Opisane niżej wskazówki potraktujmy więc jako pozwalające w pełni korzystać z technologii wideokonferencji w sposób maksymalnie bezpieczny.
Pierwszym działaniem, które powinno być dokonane przed udziałem w wideokonferencji to aktualizacja aplikacji.
Warto sprawdzić, czy korzystamy z najnowszej wersji oprogramowania do wideokonferencji. Aktualne oprogramowanie jest w tym momencie zabezpieczeniem w zachowaniu bezpieczeństwa połączenia. Umożliwi nam to włączenie opcji automatycznych aktualizacji, dając nam gwarancję, że aktualizacja zostanie zainstalowana tuż po jej opublikowaniu.
Trzeba pamiętać, że nie należy udostępniać osobistego zaproszenia. Należy założyć, że link do zaproszenia jest osobistym i traktować go jak „wejściówkę” na spotkanie.
Jeżeli zaś zdarzy się sytuacja, że współpracownik potrzebuje tego linku, bezpieczniej będzie poprosić organizatora konferencji o indywidualne zaproszenie. Jest to uczciwe również wobec osoby, która organizuje taki rodzaj spotkania.
Kolejnym krokiem jest konfiguracja ustawień audio/wideo. W ustawieniach warto włączyć opcję wyciszającą mikrofon oraz wyłączającą kamerę za każdym razem kiedy dołączamy do spotkania. Dla bezpieczeństwa, można rozważyć zasłonięcie obiektywu kamery internetowej. Uczestnicząc w wideokonferencji, gdzie nie znamy osób, każdy może zobaczyć wszystko co znajdzie się w zasięgu kamery, czasami nie jest to potrzebne. Ważne jest, aby być świadomym, a jeśli już zdecydujemy się na korzystanie z kamery warto też sprawdzić czy nie ma za nami mistrza drugiego planu. Warto sprawdzić także czy nie znajdują się tam żadne osobiste, inne przedmioty,
których nie chcemy pokazywać wszystkim podczas połączenia. Programy do obsługi wideokonferencji pozwalają na ustawienie wirtualnego tła, dzięki czemu inni uczestnicy nie zobaczą tego, co jest za nami.
Ostatnim bardzo ważnym aspektem jest nagrywanie i dokonywanie zrzutów z ekranu. Ważne jest, aby mieć na powyższe działanie zgodę. Nie robić samowolnie zrzutów ekranu ani nie nagrywać połączenia konferencyjnego bez
pozwolenia prowadzącego, albo innej osoby odpowiedzialnej za rozpowszechnianie treści.
Poprzez nasze niewiedzę można udostępnić bardzo wrażliwe dane jeśli zrzuty ekranu lub nagrania zostaną upublicznione.
Inaczej spawy mają się gdy sami organizujemy spotkania w trybie wideokonferencji, jeśli przypadnie nam
zorganizować tego rodzaju spotkanie, również należy pamiętać o kilku prostych, jednak nie dla każdego oczywistych zasadach.
Należy wymagać hasła, jest podstawa zapewnienia bezpieczeństwa i prywatności uczestników oraz możliwość kontrolowania dostępu . Pomocne w tym zakresie jest ustawienie hasła dostępowego, co umożliwi dopuścić na spotkanie tylko osoby posiadające hasło do uczestnictwa.
Warto również, jak w szkole sprawdzić obecność uczestników spotkania, przez weryfikację uczestniczących w wideokonferencji. Jeśli zdarzy się osoba, której nie znamy lub mamy trudności ze zidentyfikowaniem, niech ta osoba potwierdzi tożsamość w sposób, który określimy sobie wcześniej. Zdarzyć się też może, że ktoś zakłóca spokój i prowadzenie spotkania, wówczas istnieje możliwość usunięcia takiej osoby z wideokonferencji.
To pomaga w zachowaniu miłej atmosfery spotkania.
Istnieją programy do obsługi wideokonferencji, w których jest możliwość zablokowanie spotkania po rozpoczęciu, tak że nikt nie może do niego dołączyć bez zgody bądź weryfikowania tożsamości np. rozwiązanie polegające na wstępnym umieszczaniu uczestników w wirtualnej poczekalni.
Jeśli zamierzamy nagrywać spotkanie warto poinformować o takim działaniu, pamiętając aby poinformować wszystkich o tym.
Odrębną ważną czynnością jest zamknięcie wszystkich aktywnych aplikacji, jeśli planujemy udostępnianie ekranu komputera. Wyłączyć trzeba wszelkie powiadomienia z aplikacji, co jest pomocne w unikaniu przypadkowego upublicznienia poufnych informacji podczas udostępniania ekranu komputera. Można też udostępniać zamiast
ekranu komputera, tylko wspomnianą aplikację, którą chcemy pokazać.
Na koniec warto wspomnieć, że prowadzenie wideokonferencji nie jest wprost regulowana przepisami ogólnego rozporządzenia RODO, wobec czego ważne jest przyjęcie pewnych standardów, które niedawno zostały opublikowane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych jako oficjalne wytyczne z zakresu ochrony danych osobowych .
Powyższe jest szczególnie istotne dla przedsiębiorców czy pracodawców, komunikacja na odległość wiąże z sobą sytuacje udostępnienia przez uczestnika informacji tj. imię, nazwisko, wizerunku, numer IP czy informacji zawartych w cookies, będące w rozumieniu art. 4 pkt 1) RODO danymi osobowymi podlegającymi prawnej ochronie.
